On és el teu compte de correu?

És curiós que no tinguem del tot clar com funciona alguna cosa que fem servir cada dia, i més quan no comporta cap complexitat tècnica. Anem a parlar una mica del correu electrònic corporatiu (les comptes gratuïtes s'expliquen per si soles).

El nostre correu electrònic corporatiu es rep, emmagatzema i envia des d'un servidor que, bàsicament, és un ordinador molt, molt potent. Disposem de dues opcions per a consultar-lo: podem fer-ho en línia accedint directament al servidor gràcies a programes com Horde, RoundCube o Squirrelmail o podem fer servir un programari de descàrrega de correu com Outlook, Mail d'Apple o ThunderBird.

El programari de descàrrega i gestió de correu s'instal·la en el nostre ordinador i copia el contingut de la safata d'entrada del servidor, emmagatzemant-lo en el nostre equip. Què passa amb els originals? Doncs depèn.

El propi programari de gestió del correu ens ofereix diverses opcions de configuració perquè el servidor mantingui els originals emmagatzemats el temps que considerem necessari, o perquè els esborri directament un cop descarregats.

Quan en algun moment ens trobem amb problemes d'espai i no podem enviar ni rebre correus, pot ser que el problema sigui que la nostra bústia està plena però, normalment, no es tracta de la bústia de l'Outlook o del Mail la que està plena (que tenen pràcticament la capacitat del nostre ordinador), sinó que es tracta de la bústia del servidor.

El teu pla d'allotjament t'ofereix un espai al servidor: el sistema web sol ocupar part d'aquest espai i es reserva una altra part del disc a les comptes de correu, que poden ser deu o cinc-centes, depenent del pla d'allotjament que tinguis contractat. A cada compte se li assigna una capacitat concreta del total i, quan la bústia està plena, és que hem arribat al límit de la capacitat assignada d'aquesta compte en particular.

I quan això passa, què hem de fer? Doncs esborrar correus.

Els correus de comunicació corrents ocupen molt poc, fins i tot els que porten adjunts de text (.docx o .pdf, per exemple). El problema no sol ser el pes dels emails o els adjunts sinó l'acumulació de milers d'ells; de vegades ens trobem amb bústies plenes que no s'han buidat mai des de la seva creació i guarden els correus -vàlids i de spam- des de fa un lustre. Advertència: esborrar milers de correus és muuuy tediós.

Per prevenir que la nostra compte s'ompli cal configurar el programari de gestió de correu perquè els esborri del servidor amb certa regularitat. No té gaire sentit guardar emails per sempre i de forma indiscriminada quan els tenim ja descarregats als nostres equips. En les opcions de configuració trobarem una opció com aquesta:

Eliminar la còpia del servidor després de rebre un missatge: ​Immediatament​ Al cap d'un dia Al cap d'una setmana Al cap d'un mes Al treure'ls de la bústia d'entrada Mai Així que podem decidir el temps que volem que es conservin en línia.

Una altra creença comuna que tenim amb el correu corporatiu és que només podem consultar-lo a través del nostre programa de correu, que necessitem estar davant del nostre ordinador i entrar al nostre Outlook per accedir als nostres emails. Doncs no!, podem consultar el nostre correu des de qualsevol ordinador i des de qualsevol part del món, accedint directament al servidor, exactament igual que amb Gmail o Hotmail.

Accedint a una URL del tipus webmail.elmeuestupenddomini.com ens apareixeran les opcions per autenticar-nos: haurem d'introduir el nostre email i la contrasenya, que és la mateixa que introduïm en la configuració del software de descàrrega perquè es descarregui al nostre ordinador. Normalment el sistema ens deixa escollir entre dos o més programes per consultar el correu (els nomenats abans Roundcube, per exemple), escollim doncs i ja estem al nostre webmail.

Respecte als correus enviats, normalment només s'emmagatzemen al servidor si els enviem des del webmail, així que per regla, no disposarem d'ells al servidor.

Si t'ha quedat algun dubte pots deixar-lo als comentaris i t'ho aclariem.

Gràcies per la teva lectura! :)