Optimitzant la gestió de comandes

En l'àmbit empresarial B2B, l'eficiència i precisió en la gestió de comandes són fonamentals per a l'èxit i la satisfacció del client. A Anfibic, ens vam enfrontar al repte de transformar la gestió de comandes d'un dels nostres clients, un destacat actor en la seva indústria, des d'un sistema tradicional i manual cap a una solució digital innovadora mitjançant una extranet a mida.

Aquest client, reconegut en el seu sector pel seu compromís amb la qualitat i el servei, es trobava davant d'un obstacle significatiu: el seu procés de gestió de comandes era lent i susceptible a errors, afectant negativament l'eficiència operativa i l'experiència del client. La necessitat d'una solució optimitzada era evident, i Anfibic va assumir la tasca de desenvolupar una extranet que no només millorés la velocitat i precisió d'aquests processos, sinó que també enriquís la interacció amb els seus clients.

El Problema

En aquest cas específic, ens vam enfrontar a un desafiament considerable: la gestió de comandes del nostre client es realitzava de manera tradicional, sense un control unificat i eficient. La diversitat de canals de comanda i un sistema de tarifes complex i dinàmic, que no es podia traslladar fàcilment a l'extranet, complicaven encara més la situació. Amb operacions en diferents mercats globals, el retard en respondre a comandes i consultes era inevitable, la qual cosa afectava negativament la satisfacció del client. Aquesta problemàtica, sumada a una xarxa comercial multinivell sense un sistema estandarditzat d'entrada de comandes, representava un repte significatiu per a Anfibic. No obstant això, la nostra solució finalment va aportar modernitat, unificació de processos, millora en les relacions comercials i un notable augment en la facturació del client.

La Solució

El primer pas va ser comprendre a fons el producte i les diverses situacions del client. Aquesta anàlisi ens va permetre dissenyar un sistema de dades complex i eficient, clau per manejar més informació que el propi ERP del client. Vam implementar una interfície d'usuari neta i clara, però personalitzada, per reflectir la imatge del client. Amb rols d'usuari diferenciats, tots els nivells comercials del client van trobar el seu espai a l'extranet, transformant-la en un aliat més que en un competidor.

Els clients van poder accedir a tota la informació rellevant, com comandes anteriors, característiques de productes, compatibilitats i documentació tècnica. Per als comercials, vam proporcionar una versió de l'extranet que els permetia gestionar comandes en nom dels seus clients i revisar-los en temps real.

La integració de l'extranet amb el sistema de gestió i facturació del client va ser crucial. Tot i que inicialment es va descartar una API per limitacions del sistema, vam trobar una solució per a una comunicació fluida entre tots dos sistemes. Les comandes realitzades a l'extranet s'integraven ràpidament en el sistema, proporcionant als clients informació actualitzada sobre lliuraments, incidències i tarifes aplicades.

Conclusió

El resultat va ser una transformació total en la gestió de comandes del client. L'automatització de processos va permetre reasignar recursos a altres àrees del negoci. Tot i la inicial reticència, la introducció d'incentius per a l'ús de l'extranet va convèncer els clients a adoptar aquest nou sistema. Finalment, l'extranet no només va facilitar la gestió de milions de comandes, albarans i factures, sinó que també va brindar als clients un accés immediat al seu historial complet d'activitats. Aquest cas d'estudi demostra com una solució d'extranet ben implementada per Anfibic pot conduir a una eficiència operativa significativa i un millor servei al client.