Optimizando la gestión de pedidos

En el ámbito empresarial B2B, la eficiencia y precisión en la gestión de pedidos son fundamentales para el éxito y la satisfacción del cliente. En Anfibic, nos enfrentamos al desafío de transformar la gestión de pedidos de uno de nuestros clientes, un destacado actor en su industria, desde un sistema tradicional y manual hacia una solución digital innovadora mediante una extranet a medida.

Este cliente, reconocido en su sector por su compromiso con la calidad y el servicio, se encontraba ante un obstáculo significativo: su proceso de gestión de pedidos era lento y susceptible a errores, afectando negativamente la eficiencia operativa y la experiencia del cliente. La necesidad de una solución optimizada era evidente, y Anfibic asumió la tarea de desarrollar una extranet que no solo mejorara la velocidad y precisión de estos procesos, sino que también enriqueciera la interacción con sus clientes.

El Problema

En este caso específico, nos enfrentamos a un desafío considerable: la gestión de pedidos de nuestro cliente se realizaba de forma tradicional, careciendo de un control unificado y eficiente. La diversidad de canales de pedido y un sistema de tarifas complejo y dinámico, que no se podía trasladar fácilmente a la extranet, complicaban aún más la situación. Con operaciones en distintos mercados globales, la demora en responder a pedidos y consultas era inevitable, lo que afectaba negativamente la satisfacción del cliente. Esta problemática, sumada a una red comercial multinivel sin un sistema estandarizado de entrada de pedidos, representaba un reto significativo para Anfibic. Sin embargo, nuestra solución finalmente aportó modernidad, unificación de procesos, mejora en las relaciones comerciales y un notable aumento en la facturación del cliente.

La Solución

El primer paso fue comprender a fondo el producto y las diversas situaciones del cliente. Este análisis nos permitió diseñar un sistema de datos complejo y eficiente, clave para manejar más información que el propio ERP del cliente. Implementamos una interfaz de usuario limpia y clara, pero personalizada, para reflejar la imagen del cliente. Con roles de usuario diferenciados, todos los niveles comerciales del cliente encontraron su espacio en la extranet, transformándola en un aliado más que en un competidor.

Los clientes pudieron acceder a toda la información relevante, como pedidos anteriores, características de productos, compatibilidades y documentación técnica. Para los comerciales, proporcionamos una versión de la extranet que les permitía gestionar pedidos en nombre de sus clientes y revisarlos en tiempo real.

La integración de la extranet con el sistema de gestión y facturación del cliente fue crucial. Aunque inicialmente se descartó una API por limitaciones del sistema, encontramos una solución para una comunicación fluida entre ambos sistemas. Los pedidos realizados en la extranet se integraban rápidamente en el sistema, proporcionando a los clientes información actualizada sobre entregas, incidencias y tarifas aplicadas.

Conclusión

El resultado fue una transformación total en la gestión de pedidos del cliente. La automatización de procesos permitió reasignar recursos a otras áreas del negocio. A pesar de la inicial reticencia, la introducción de incentivos para el uso de la extranet convenció a los clientes a adoptar este nuevo sistema. Finalmente, la extranet no solo facilitó la gestión de millones de pedidos, albaranes y facturas, sino que también brindó a los clientes un acceso inmediato a su historial completo de actividades. Este caso de estudio demuestra cómo una solución de extranet bien implementada por Anfibic puede conducir a una eficiencia operativa significativa y un mejor servicio al cliente.